نحوه تحریر دفاتر قانون ( نکات کلیدی و کاربردی ) برگرفته از حضوردر جلسات استاتید مالیاتی
جمعه, ۲۹ فروردین,۱۳۹۹
نحوه تحریردفاتر قانونی
اگر بخواهیم تحریردفاتر قانونی را تقسیم بندی نماییم ، بهتراست که به سه قسمت تقسیم کنیم
:قسمت اول
درموردتنظیم دفاتر ورعایت استانداردهای حسابداری وقوانین مالیاتی که یک سری ازموارد وجود دارد که باعث رد دفاتر قانونی می شود
:قسمت دوم
درمشخصات قانونیوپملپ دفاترمواردی وجود دارد که اگررعایت نشود وبه آن دقت نداشته باشیم باعث رد دفاتر قانونی می شود
:قسمت سوم
درموردتحریردفاترقانونی است که چه نکاتی راباید رعایت کنید تا بتوانیم دفتری بدون ایراد تحویل ممیز دارایی بدهیم ، وچه نکاتی باعث می شود دفاتراز لحاظ نوشتن باعث رد شدن آن می شود.
قسط ندارم درمورد استاندارادهای حسابداری در رعایت قوانین مالیاتی درتحریردفاترصحبت کنم ، قسط دارم نکات فوق العاده کاربردی وتجربی را به شما متذکر شوم که درنوشتن وتحریردفاتر قانونی به شما کمک می کند و درمورد مشخصات قانونی به شما کمک می کند درمورد مشخصات قانونی هم نکاتی را خواهم گفت .
اولین سوالی که درتحریردفاتر پیش خواهد آمد ، که چه افرادی ازدفاتر روزنامه وکل استفاده می کنند؟
تمامی اشخاص حقوقی ، تمامی شرکت ها ، موسسات وبعضی از حقیقی که کسب وکار نسبتاً بزرگی دارند برای اثبات فعالیت های مالی خودشان باید از دفاتر قانونی یا دفترروزنامه وکل استفاده کنند.
اینکه چه اشخاصی کسب وکارشان نسبتا ً بزرگ است ،درقانون مشخص شده است که چه کسب وکاری راداشته باشند.
سوال : دفاتر روزنامه وکل را چه زمانی بایددریافت کنیم ؟
هرشخص حقوقی به محض اینکه شرکتی راتاسیس میکند ازتاریخ آگهی تاسیس وروزنامه رسمی تایک ماه وقت دارد برای پلمپ دفاتر قانونی اقدام نماید واشخاص حقیقی هم از تاریخ شروع فعالیت رسمی تایک ماه فرصت دارند تا دفاترشان را دریافت کنند . چرا فعالیت رسمی از ابتدا شروع فعالیت آغاز می شود باید به اداره دارایی اعلام کند که ، فعالیت رسمی خودرا شروع کردیم واگر شرکتی یا اشخاص حقیقی با اشخاص حقوقی و حقیقی در سال دوم فعالیتشان باشد ، باید قبل از اینکه سال شروع بشود دفاتر قانونی خودرا پلمپ کنند واقدام کنندکه از سازمان ثبت شرکت ها از طریق سایت
درخواست داده از طریق اداره پست اقدام کننده که دفاتر شان برایشان ارسال شود.
سوال : دفاتر قانونی را از کجا دریافت کنیم وچطور بایددرخواست بدهیم
دفتر روزنامه ودفترکل از سازمان ثبت شرکت ها صادرمی شودواز ابتدای سال ۱۳۹۵ سازمان ثبت شرکت ها دستوردارد که در سایت ثبت شرکت ها ثبت نام کنید ویا درخواست داده وسپس به اداره پست رفته وهزینه پست را پرداخت نموده واز طریق پست ارسال به ثبت شرکت ها وکارهای ثبت پلمپ دفاتر انجام می شود واز طریق ادره پست برای شما ارسال می شود.
در ثبت دفاتر قانونی ، دفاتر په مشخصاتی را باید داشته باشد.
بهتراست مشخصات دفتر بصورت نکته بدانیم . وقتی دفاتر پلمپ برایتان ارسال شد حتما پلمپ دفاترراچک کنید . نباید پلمپ دفاتر خارج شده باشد. شماره پلمپ ولیبل شماره حک شده روی پلمپ باید با هم یکی باشد که قبلا پلمپ دستی بوده وهیچ شماره ای روی آن ثبت نمی شود وچند سالی است که بصورت رسمی تر تهیه می شود ودفاتر پلمپ می شود.شماره پلمپ وشماره روی لیبل صفحه اول دفتر باید برابرباشد واگراختلافی باشد نشانه سوء استفاده است .
حتمأ پلمپ دفاترمهروامضاء داشته باشد ومستقیم ازاداره ثبت شرکت ها برایتان ارسال شده باشد. تاریخ پلمپ دفاتردرزمان مقرر حتما بایدپلمپ شده باشند. یعنی سعی کنید قبل از اینکه سال شروع بشود دفاتر قانونی پلمپ کنید تابه بدست شما برسد . قبل از سال تاریخ پلمپ قبل آن باشد.
سوال : سوال بعدی که درتحریردفاتراتفاق می افتد اینکه ،بایدخیلی دقت کنید دفترروزنامه از اولین خط صفحه بصورت کامل نوشته شود وقبل از اولین خط یک جمله است . بنام نقل از صفحه قبل آن خط در سطراول راخیلی باید بادقت داشته باشید که این خط مفقول پرنشود، طبق گزارشات حسابداری اساتید که از سیستم حسابداری دریافت می کنند ویا از روی سند حسابداری شما می توانید شروع کنید به نوشتن دفاتر کنید. بعداز اینکه سندخودراثبت کردید تا هفت روز می توانید اسنادرا به دفاتر روزنامه انتقال دهید وبعدهم به دفترکل .حتمأ دقت داشته باشیدکه به تمامی ستون های دفتر کل شماره ردیف تاریخ وشماره سند حسابداری وشماره صفحه کل با شرح سرفصل ومواردبدهکار وبستانکاردقت داشته که تمامی اعداد وحروف طبق آیین نامه تحریر دفاتر ( لینک آیین نامه دفاتر قانونی ) قانونی باید به فارسی نوشته شود .
خیلی دقت داشته باشید بصورت خوش خط وخوانا بنویسید ، با مدادیا ابزاری که بشود به سهولت پاک شود نباید استفاده بشود.یکی از مواردیست که باعث رد دفاتر میشود .
با روان نویس یا خود کار اصلا استفاده نکنید چون باعث می شود جوهر به پشت صفحه پس بدهد ،بهتراست که البته استفاده نکنید . این مورد درآیین نامه تحریردفاتر نیامده است ولی بهتراست استفاده
نکنید.
که بعد از مدتی که شروع به تحریر دفاترنمودید، اگرخودکارتان روان نباشد احساس درد در دست خود می کنید . درآخرایکه چه مواردی باعث رد دفاتر می شودرا خواهم گفت اگربخواهیم مواردی را بصورت تجربی دراثر چند سال تجربه بدست آوریم وبا سلیقه های مختلف در رسیدگی مالیاتی یا با افراد دیگری که از دفاتر استفاده میکنند با آنها برخورد کردم ،بیان خواهم کرد.
این مواردجزء آیین نامه نیست ولی در کیفیت دفاتربدون تاثیر نیست وخیلی باعث می شود که دفاتر شما با کیفیت تر تحریر بشود و شخصی که ازدفاتر شـــما استـــفاده می کند رعایت بیشتری از دفاتر شما رو می تواند داشته باشد.
اولین مورد یکه می تواند در کیفیت دفاتر شما تاثیر داشته باشد سعی کنید دفاترتون دو خط نباشد زیبا تراست . که با یک دست خط نوشته بشود وبا یک رنگ خودکار نوشته بشود. هنگامیکه سرفصل ستون ها را می خواهید بنویسید، یعنی سرفصل شرح سعی کنید که حتمأ سرفصل بدهکار ، بستانکاردر یک ردیف نوشته شود. یعنی دقیقا سرفصل بدهکار وبستانکار که می نویسید ، یه مقدارجلوتر از بدهکار بنویسید ، هنگامیکه دفترروزنامه می نویسید حتمأ نباید شرح سند حسابداری را بنویسید ، چون احتمال دارد شرح سندحسابداری شما به مقدار طولانی می باشد.
می توانید ازجمله شرح سندحسابداری استفاده کنید واگرهم تمایل دارید که حتمأ شرح سند حسابداری تان را بنویسید سعی کنیدمختصر ومفید باشد.
: نکته مهم
دربیشتر موارد دیده شده عدد پنج طوری نوشته می شود که شبیه صفر است ویا برعکس ، خیلی ازموارد دیده شده ممیز هنگام رسیدگی ویا زمانی که می خواست از دفاتر قانونی استفاده کند، بین عدد صفروعدد پنج نمیداند وممکن است اشتباه کند.
زمان نوشتن حتمأ دقت شودکه اعداد یک گان وده گان وصدگان را رعایت کنیدکه می خواهید بنویسید یعنی تقریبا اعدادتون را سمت راست دیده می شود اگرخلاف این باشد سئو استفاده ازاعداد می شود .
اگردرنوشتن اعداد اشتباه شد می توانید بصورت مورب با خودکارقرمز روی اشتباه خط بکشید وعدد صحیح را بالای آن بنویسید.
خیلی دقت کنید کنید که اگر اشتباهی صورت گرفته ونخواهیم آنرا دوباره تکرار کنید یا باخودکار بصورت پررنگ کنید یا یه مقدارذخیم تر بنویسید ، احتمأ آن اشتباه دیده نشود یا اینکه بخواهیم با تراشیدن آن اشتباه رامحموکنید . حالا با هرگونه ابزاری اصلاً این کاررا نکنید ، اینها مواردی است که ممکن باعث رد دفاتر می شود . شما کاریکه می توانید کنید این است که با خودکارقرمز روی آن اشتباه را خط بکشید وصیحیح آنرا بالاش بنویسید یکی ار مواردیست که خیلی مهمه وبا باعث می شود که اشتباهات دفترموقع نوشتن بالا برود این است که کسی که شروع می کند به نوشتن دفتر می خواهد هرچه زودتر دفترش را تمام بشود وسریع تربنویسید .خیلی دقت داشته باشید وقتی که به صفحه بعد می روید حتما یک دقیقه استراحت کنید بعد شروع به نوشتن صفحه بعد کنید چون وقتی که خسته می شوید دقیقا از همان لحظه خسته هستید اولین اشتباه صورت می گیرید .
خیلی جاها دیده می شود که وقتی شخصی که دفتر می نویسیدومی خواهید به صفحه بعد برود وصفحه بعد را ورق بزند هنگام ورق زدن حواسش نیست که و دوصفحه به هم پسبیده را با هم ورق می زند وموقع ایکه داشتید ورق میزدید این دو صفحه بهم چسبیده شما را به اشتباه میاندازد ودو صفحه دقیقا کنار هم خالی ( سفید ونانوشته ) گذاشته می شود واین مورد را هیچ کاری نمی شود کرد واین اشتباه با عث رد دفاتر شما می شود. در نتیجه موقع ورق زدن دفاتر توجه به شماره دفاتر آن داشته باشید.
جهت کنترل صفحات را جمع به صفحه بعد ومنقول از صفحه را وارد کنید تا احتما لا از بروز اشتباه جلو گیری بشود ومجددا صفحه را جمع زده با جمع تراز آزمایشی کنترل کنید. آن اعداد وارقام باید با هم یکی باشند . خودتان بهتر میدانید که جمع تراز آزمایشی با جمع آخرین سند باید برابر باشد. اگربرابر نیست حتما در یک جا ، جمع زدن ویا انتقال به صفحه بعد اشتباهی صورت گرفته است .
:خلاصه موارد
اگر دفاتر از پلمپ خارج شود ویا یک یا چند برگ نا نوشته دربین صفحات دفترروزنامه وکل خالی بماند ، با عث رد دفاتر می شود.
ثبت نام ویا یک قسمتی از فعالیت را درحاشیه ، مثلا سندی را جا گذاشته اید یا متوجه شدید سندی را ننوشته اید و حالا می خواهید در حاشیه دفاترآن سندرا جایگزین کنید ویا بنویسید یا اینکه بین سطرها بخواهید سند را وارد کنید . باعث رد دفاتر میشود وهمینطور که ذکر شد تراشیدن یا پاک کردن ویا محوکردن یا درحاشیه دفاتر سند را جایگزین کنید یا بنویسید یا اینکه بین سطرها بخواهید یک سند راواردکنید . این موارد باعث رد دفاتر میشود .
دفتر کل هم مانند روزنامه است باید مشخصات آنرا داشته باشد. اما درمورد نحوه تحریر دفاتر اینکه سفید
گذاشتن صفحاتیکه شما صلاح می دانید سفید بماند باعث رد دفاتر شما نمی شود برای اینکه در بالای هر صفحه نوشته میشود نام سرفصل یا دفترکل تمامی ستون ها باید پربشود به شماره روزنامه یا شماره سند حسابداری حتما باید رد دفاتر درج کنید. درقسمت شماره دفتر روزنامه درستون شرح هم می توانید به شرح دفتر روزنامه استفاده کنید و اگر دوست دارید شرح سند باشد سعی کنید بصورت خلاصه باشد.
دردفتر کل مثل دفترروزنامه نباید سطری خالی بماند یا جا بیافتد . دقت دراین مسله داشته باشید موردیکه خیلی باعث می شود کسی که دارد از دفترکل استفاده می کند به کمکش بیاید وباعث می شود که موجب رضایت از دفتر شما بیشتر بشود ، فهرستی است که شما برای دفترکل استفاده می کنید . که شما که فهرستی دارید که شماره صفحات کل خودرا درآن فهرست بیاورید . ممیز می تواند به راحتی از سرفصل ها در رسیدگی استفاده کندوبتواندسرفصل ها را درست پیداکند تا در موقع رسیدگی دچار کلافگی نشود. در پایان آخرین سطر هر سرفصل کل می نویسید سعی کنید آخرین ته جمع دفتر کل خودرا واردکنید وآن ته جمع را برای کنترل بیشتر با تراز آزمایشی کنترل کنید . اگر منطبق با تراز آزمایشی نبود در جایی در جمع یا در انتقال اعداد اشتباه کردید واین ته جمع دفترکل به کسی که دفترکل را کنترل می کند کمک می کند .
مزیت دیگه ای که دارد ته جمعی که در دفتر کل خود وارد می کنید به کسیکه داردرسیدگی میکند خیلی اطمینان بیشتری به ثبت دفاتر شما پیدا میکند ، مانده آخرین صفحه باید صفر باشد آخرین خط
دفتر کل شما در هر سرفصل مانده صفر قرار بگیرد .اگر مانده صفر قرار نگیرد به احتمال زیاد در بستن حساب و جمع زدن اشتباهی صورت گرفته است
موفق باشید
موارد رد دفاتر در فصل پنجم آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ذکر شده اند که عبارتند از :
فصل پنجم : موارد رد دفاتر
ماده ۲۰ . تخلف از تکالیف مقرر در این آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد :
۱- در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد .
۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز .
۳- ثبت هزینه ها و درآمد ها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز ( توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده ، اما به دلایل خاص قانونی از حیث مالیاتـی قابل قبول نیست و برگشت داده می شود به منزلـه ثبت هزینـه های غیر واقع تلقی نمی شود ).
۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور .
۵- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است ( مانند مواد گرافیت ) ممنوع است .
۶- تراشیدن ، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده ( اگر در نوشتن مطالب دچار اشکال شدیم ، با توجه به این که استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این قبیل ممنوع است ، تنها کاری که باید انجام دهیم این است که روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط بکشیم و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن را بنویسیم ).
۷- تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های ۲ الی ۴ ماده ۱۳ و ماده ۱۷ ( یعنی بدون منظور سوء استفاده تا ۱۵ روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تأسیس تا ۳۰ روز ) و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در ماده ۱۴ این آئین نامه ( یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد ).
۸- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده ۱۵ این آئین نامه .
۹- در اجرای مقررات تبصره ۳ ماده ۱۳ این آئین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تائید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد (مثلاً مؤدی ادعا کند دفاتر به سرقت رفته ، اما دادگاه رأی خلاف آن را بدهد ).
۱۰- عدم ارائه دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عـدم تسلیم خـلاصه عملیـات موضوع ماده ۱۷ این آئین نـامـه در مهلت مقـرر ، در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند .
۱۱- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده ۱۷ این آئین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی ، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند .
۱۲- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده (چه دو خط و چه یک صفحه – دوستان توجه داشته باشند که در این میان باید در مورد صفحاتی که به هم چسبیده اند خیلی دقت کرد . از طرف دیگر هر بار که هنگام نوشتن دفاتر به منظور انجام کاری فرآیند نوشتن قطع می شود ، قبل از نوشتن مجدد بهتر است ابتدا صفحه قبل را مشاهده کنیم تا از صحت پر و خالی بودن آن مطمئن شویم . به طوری که منجر به ایجاد اشتباهات جبران ناپذیر نگردد . سفید ماندن پائین حساب های کل و پایان دفتر روزنامه یا پایان اسناد در صورتی که بخش سفید مانده با یک خط بسته شود ، به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند ).
۱۳- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانویس (یعنی دفاتر سفید پلمپ شده توجه کنید که این دفاتر نمی توانند در سال های آتی استفاده شوند و تا ۱۰ سال بایستی آن ها را به همان صورت نگهداری کرد ).
۱۴- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل بر خلاف ماده ۳ این آئین نامه .
۱۵- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نمـایند و یا بستانکـار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست .
۱۶- در صورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد ۱۳ ، ۱۴ و ۱۷ آئین نامه ( با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده ۱۳ ) قطعی نشده باشد ( یعنی بایستی در خصوص صدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت شود . به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل شوند ).
هرگونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد .
۱۷- تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده ۱۸ این آئین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده ۹۶ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ .
۱۸- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آئین نامه اقدام نشده باشد ( یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی ).
۱۹- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند .
{ طبق ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم وزارت امور اقتصادی و دارایی می تواند در صورتی که به منظور تسهیل در تشخیص درآمد مؤدیان مالیاتی کاربرد وسائل ، روش ها ، صورتحساب ها و فرم هایی را جهت نگهداری حساب برای هر گروه از آنان ضروری تشخیص دهد ، مراتب را تا آخر دی ماه هر سال در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار آگهی کند و مؤدیان از اول فروردین سال بعد مکلف به رعایت آن ها می باشند ، عدم رعایت موارد مذکور در مورد مؤدیانی که مکلف به نگهداری دفاتر قانونی هستند موجب بی اعتباری دفاتر خواهد بود و در مورد سایر مؤدیان موجب تعلق جریمه ای معادل ۲۰ درصد مالیات منبـع می باشد .
تبصره – در صورتی که رعایت موارد مذکور در ماده فوق بنا به تشخیص هیئت حل اختلاف مالیاتی از عهده مؤدی خارج بوده باشد، مشمول بی اعتباری دفاتر و جرائم مربوط حسب مورد نخواهد بود }.
ماده ۲۱ . هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم در مواردی که با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی نماید ، می توانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند .
این آئین نامه در اجرای تبصره (۲) ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ به پیشنهاد شماره ۳۸۴/۲۹ – ۲۱۱ تاریخ ۸۲/۱/۱۰ سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست و یک ماده و دوازده تبصره به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال ۸۲ لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقی که سال مالی آن ها با سال شمسی منطبق نباشد ، در مورد سال مالی که از ۸۲/۱/۱ به بعد آغاز می گردد ، جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آئین نامه قبلی مجری می باشد .
برای اطلاعات بیشتر می تونید لینک های زیر رو هم مطالعه بفرمائید :
بخشنامه شماره ۱۱۸/۱۴۸/۲۱۱مورخ ۸۲/۱/۱۸ به انضمام اصلاحیه ۱۳۵۹۳ مورخ ۸۴/۴/۱۱ ( آیین نامه تحریردفاتر )
آئین نامه تحریر دفاتر قانونی
از نــــــگا هی دیــــگر
با توجه به نیاز افراد وحسابداران محترم به مقوله تحریر دفاتر مالی وقانونی مطب ذیل ارائه میگردد.
فصل اول
مشخصات دفاتر قانونی :
ماده ۲ ) دفاتر قانونی مشمول این آییننامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها. دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضا پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شدهباشد.
تبصره ۱ ـ اشتباه در شمارهگذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بیاعتباری دفاتر نخواهد بود.
تبصره ۲ ـ نوشتن دفاتر با وسایلی که بهسهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیک) ممنوع است.
تبصره ۳ ـ ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپشده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاشده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.
ماده ۳ ) مؤدیان مشمول این آییننامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضای پلمپ و ثبتشده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند.، مگر اینکه در اثنای سال بهعلت تمامشدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ این آییننامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی در اظهارنامه مالیاتی مربوط آن سال الزامی است.
ماده ۴ ) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفتهشده حسابداری و بهترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.
تبصره ـ نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
ماده ۵ ) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبتشده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت میشود بهترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکانپذیر باشد.
ماده ۶ ) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستونهایی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد بهطوریکه اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.
ماده ۷ ) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستونهایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و داراییهای قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور بهترتیب تاریخ وضوع در آن ثبت گردد بهطوریکه در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مؤدی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکانپذیر باشد.
فصل دوم
سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب :
ماده ۸ ) دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.
ماده ۹ ) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه میشود و پس از امضای مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر میباشد.
ماده ۱۰ ) مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر برمبنای آنها تنظیم و تحریر میگردد.
فصل سوم
نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی :
ماده ۱۱ ) مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری مینمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه درآمد، هزینه، خرید و فروش داراییهای قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آییننامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشینهای الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.
تبصره ـ اشتباهات حسابداری درصورتیکه بعداً در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و برپایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.
ماده ۱۲ ) مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل میتوانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینههای مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. درصورتیکه اقلام درآمد، هزینه، خرید و فروش داراییهای قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مؤدیان مذکور میبایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را بهترتیب شماره ردیف دفتر و بهنحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگاهداری نمایند. اقلام درآمد، هزینه، خرید و فروش داراییهای قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد. مؤدیان مذکور میبایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را بهترتیب شماره ردیف دفتر و بهنحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگهداری نمایند.
ماده ۱۳ ) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری میشود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها، هزینهها، خرید و فروش داراییهای قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره ۱ ـ تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمیشود و هرگاه انجام و ختم اینگونه اعمال با توجه به روش و طرز کار مؤسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آمادهشدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهدشد.
تبصره ۲ ـ تأخیر در تحریر عملیات درصورتیکه بهمنظور سوءاستفاده نباشد، تا ۱۵ روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت ۳ نفری موضوع بند ۲ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیههای بعدی به قانونیبودن دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.
تبصره ۳ ـ در مواردی که دفاتر موضوع این آییننامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف ۳۰ روز دفاتر جدید امضا، پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.
تبصره ۴ ـ تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید ا لتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا ۳۰ روز مجاز خواهد بود.
ماده ۱۴ ) کلیه عملیات ثبتشده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده ۱۵ ) مؤسساتی که دارای شعبه هستند، مکلفند با توجه به روشهای حسابداری خود، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را درصورتیکه دارای دفاتر پلمپشده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حسابها) و در غیر اینصورت ماه به ماه در دفاتر مرکز مؤسسه ثبت کنند.
ماده ۱۶ ) امضا و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضا و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفتهباشد و همچنین تأخیر امضای پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصرههای ۳ و ۴ ماده ۱۳ این آییننامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آییننامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.
ماده ۱۷ ) مؤدیانی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده مینمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات دادهشده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیینشده در ماده ۱۴ این آییننامه به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این، بهمنظور تسهیل رسیدگی باید آییننامهها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامههای آن و نحوه کار با نرمافزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار مأموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات دادهشده به ماشینهای الکترونیکی را حداکثر تا ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوط تسلیم نمایند.
فصل چهارم
چگونگی تنظیم صورتهای مالی نهایی :
ماده ۱۸ ) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) ماده ۹۶ اصلاحی قانون مالیاتهای مستقیم مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت آخرین استانداردهای حسابداری اعلامی از طرف مراجع ذیصلاح تهیه و تنظیم نمایند.
تبصره ـ در مواردی که فرم اظهارنامه تدوینشده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مؤدیان گذارده میشود، حاوی فرم صورتهای مالی نیز باشد، اشخاص موضوع این ماده با تنظیم و تسلیم این فرمها، ملزم به تسلیم صورتهای مالی جداگانه که خود برای مؤسسه متبوع تهیه نمودهاند، نخواهندبود لیکن میتوانند بهمنظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر، علاوه بر تنظیم و تسلیم اظهارنامه مزبور، نسخهای در صورتهای مالی و ضمایم مربوط را نیز همراه اظهارنامه به اداره امور مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.
ماده ۱۹ ) از اشخاص مشمول بند «ب» ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم، هریک که در امور تولید، خرید و فروش کالا فعالیت ندارند و فعالیت آنها بهطور مشخص محدود به دریافت بهای خدمات و پرداخت هزینههاست، بایستی صورت خلاصه درآمدها و هزینهها را حتیالمقدور با تفکیک انواع آنها تهیه و سایر اشخاص موضوع آن بند مکلفند صورت حساب سود و زیان خود را (با ابراز موجودیها، خرید و فروش و غیره) برابر رویههای متداول در امر حسابداری تنظیم نمایند.
تبصره ـ چنانچه فرم اظهارنامه تدوینشده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مؤدیان
گذارده میشود، از حیث لزوم ارائه اطلاعات مذکور در این ماده، کفایت امر را بنماید، مؤدیان مزبور ملزم به تهیه و تسلیم صورتهای جداگانه نخواهند بود، لیکن میتوانند بهمنظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر، علاوه بر اظهارنامه نسخهای از حساب درآمد و هزینه و یا حساب سود و زیان خود را نیز که به شرح فوق تنظیم نمودهاند، به انضمام سایر یادداشتها و مدارک موجود همراه اظهارنامه به اداره مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.
فصل پنجم
موارد رد دفاتر :
ماده ۲۰ ) تخلف از تکالیف مقرر در این آییننامه در موارد زیر موجب رد دفاتر میباشد :
۱ – درصورتیکه دفاتر ارائهشده بهنحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
۲ – عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
۳ – ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه .
۴ – ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.
۵ – تراشیدن و پاککردن و محوکردن مندرجات دفاتر بهمنظور سوءاستفاده .
۶ – جای سفیدگذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفیدماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بهمنظور سوءاستفاده .
۷ – بستانکارشدن حسابهای نقدی و بانکی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکارشدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد که در اینصورت موجب رد دفتر نیست.
۸ – تأخیر تحریر دفتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصرههای ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳۳ و تأخیر تحریر دفترکل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آییننامه .
۹ – عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آییننامه .
۱۰ – اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه درصورتیکه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱۱ این آییننامه اقدام نشدهباشد.
۱۱ – درصورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹۹ قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند.
۱۲ – عدم ارائه آییننامهها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامههای آن و نحوه کار با نرمافزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آییننامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده مینمایند.
۱۳ – عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپشده (ولو نانویس) .
۱۴ – استفاده از دفاتر ثبت و پلمپشده سالهای قبل (با توجه به مقررات ماده ۳ این آییننامه) .
۱۵ – عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستمهای الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده مینمایند.
۱۶ – ثبت هزینهها و درآمدها و هر نوع اعمال و احکام مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح اینکه ثبت هزینههایی که وقوع آن محقق بوده اما بهدلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده میشود، بهمنزله ثبت هزینههای غیرواقع تلقی نمیشود) .
تبصره ـ در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفیدماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهدبود و همچنین سفیدماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفیدمانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمیآورد